Gedruckte und elektronische Formulare

Wir alle haben tagtäglich mit Formularen in gedruckter oder elektronischer Form zu tun.
Diese Formulare dienen als Kommunikationsmittel zwischen:

• Unternehmen und Lieferanten (z. B. Kundenaufträge und Bestellungen, Verträge, Beschwerden usw.)
• Unternehmen und Kunden (z. B. Banküberweisungen, Bareinzahlungen, Fonds- und Versicherungsgeschäfte usw.)
• Bürgern/Unternehmen und Behörden (z. B. Steuer- und Umsatzsteuererklärung, Sozialversicherung usw.)
• Arbeitgebern und Arbeitnehmern (z. B. Beantragung von Geschäftsreisen, Urlaubstagen oder Schulungen, Spesenabrechnungen, Investitionsanträge usw.)

Hauptprobleme in Verbindung mit Papierformularen:

• Wachsender Druck im Hinblick auf Kosteneinsparungen (Druck, Speicherung, Optimierung der (Backoffice-)Prozesse, Ausdehnung aktueller Prozesse, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, die sich aus der größeren geografischen Verteilung von Unternehmen ergeben)
• Reaktionszeit und Kundenservice (die Kommunikation über Papierformulare ist ein langwieriger Prozess)
• Verschärfte Regeln und Verordnungen, die einzuhalten sind
• Einfluss des Internets und neuer Technologien – Kunden sind zunehmend abgeneigt, Papierformulare auszufüllen, und verlangen die Bereitstellung elektronischer Formulare in Echtzeit

Darüber hinaus sollte berücksichtigt werden, dass immer häufiger Änderungen an Formularen und Verträgen vorgenommen werden. Die regelmäßige Aktualisierung dieser Dokumente ist äußerst zeitraubend und arbeitsintensiv, da in der Regel jedes Dokument einzeln abgeändert werden muss. Bestehen die Dokumente jedoch aus klar definierten, mehrfach verwendbaren Textbausteinen, genügt es, die Gesamtheit der in den entsprechenden Dokumenten verwendeten Daten an einem einzigen Ort zu aktualisieren, wodurch ein hohes Maß an Übereinstimmung gewährleistet wird und Zeiteinsparungen erzielt werden.

Beim Einsatz von "intelligenten", aus verschiedenen Textbausteinen zusammengesetzten Formularen spielen zudem manche Schwierigkeiten, die bei der digitalen Bearbeitung handschriftlicher Informationen auftreten, keine Rolle mehr. Durch die Einführung von Formularen, bei denen automatisch eine Plausibilitätsprüfung der Daten durchgeführt wird, verringert sich außerdem die Bearbeitungszeit, da es weniger Dokumente gibt, die aufgrund von Fehlern nicht bearbeitet werden können. Dank der auf diese Weise erzielten Einsparungen erhöht sich die Kapitalrendite (ROI).

Je automatisierter Formulare sind, desto höher fällt die Kapitalrendite aus.

Laut Gartner werden sage und schreibe 85 % der Geschäftsprozesse über Formulare abgewickelt. Der Einsatz elektronischer Formulare anstelle von Papierformularen könne zu beträchtlichen Einsparungen in den Bereichen Entwurf, Entwicklung, Herstellung, Archivierung, Versand, Datenqualität und -integration führen. Außerdem werde der Zeit- und Arbeitsaufwand verringert.
(Quelle: Gartner "E-Forms Ripe for Greater Adoption, Fueling Overall Content Management Growth", Mai 2006)

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Erstellung eines Business Case zu E-Formularen

Elektronische Formulare (E-Formulare) stellen eine effiziente Lösung zur Erfassung und Bearbeitung kundenspezifischer, arbeitsprozessrelevanter und persönlicher Informationen dar.

euroscript bietet mehrere Ansätze zur Umsetzung Ihres Vorhabens in Bezug auf E-Formulare.

1) Festlegung des Business Case

• Analyse Ihrer aktuellen formularbasierten Prozesse
• Neuplanung Ihrer Geschäftsprozesse
• Lösungsarchitektur
• Geschäftsnutzen, Investitionskosten und Kapitalrendite (ROI)

2) Entwurf, Entwicklung und Umsetzung der Lösung

• Formularentwurf:
  • Gestaltung
  • Geschäftslogik und -daten
  • Sicherheit
• Automatisiertes Nachbearbeitungssystem:
  • Datenerfassung
  • Arbeitsablaufsystem
  • Einbindung in das Backoffice-System

3) Outsourcing von Geschäftsprozessen – Auslagerung Ihrer formularbasierten Prozesse

• Umfang der auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnittenen Dienstleistungen
  • Formularentwurf, -entwicklung und -publikation
  • Portalhosting und -pflege
  • Nachbearbeitung elektronischer Formulare
    • Empfang, Bestätigung und Freigabe, Datenextraktion und Übertragung in Backoffice-Systeme
  • Nachbearbeitung von Papierformularen
    • Einscannen und Datenerfassung, Bestätigung und Freigabe, Datenextraktion und Übertragung in Backoffice-Systeme
• Festpreis, Abschluss von Dienstgütevereinbarungen (DGV)
• Lieferung über unser Dienstleitungsnetz
  • Zentren im In- und Ausland
  • Sprachkompetenzen (über 25 Sprachen)

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Was spricht für die E-Formular-Lösung von euroscript?

Vertrauen Sie auf unsere anerkannte Fachkompetenz bei der Optimierung inhaltszentrierter Prozesse und auf unser technisches Fachwissen zur Effizienzsteigerung Ihrer formularbasierten Prozesse.

Unsere Lösung bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Kosteneinsparungen
• Erhöhung der Produktivität
• Optimierung der Zykluszeit
• Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Bestimmungen
• Gewährleistung des Zugangs von geografisch voneinander getrennten Organisationen

Unsere Lösung basiert auf der Auswahl der besten Technologien:

• Adobe^® LiveCycle^® und Flex
• EMC | Documentum^® und EMC | Captiva^®