Während der öffentliche Sektor weltweit bestrebt ist, seinen Bürgern verbesserte Dienste zu bieten, ist er mit immer größeren Herausforderungen unterschiedlichster Art konfrontiert, die es zu bewältigen gilt.

Insbesondere in Ländern mit mehreren Amtssprachen stellt das Informationsmanagement eine der größten Herausforderungen dar, zumal die Behörden verpflichtet sind, ihre Bürger mittels Amtsblättern und anderen Veröffentlichungen mit Informationen zu versorgen.

Dabei trifft der öffentliche Sektor auf folgende Schwierigkeiten:

Unterschiedliche Publikationsthemen

• Gesetzgebung
• Amtliche Benachrichtigungen und Bescheide
• Öffentliches Beschaffungswesen
• usw.

Enger Zeitrahmen

Amtliche Benachrichtigungen müssen innerhalb bestimmter Fristen und häufig in verschiedenen Sprachen gleichzeitig veröffentlicht werden. Dies trifft insbesondere auf die Europäische Union zu, in der es derzeit 23 Amtssprachen gibt. Zudem werden die Bearbeitungszeiten immer kürzer.

Bürgernahe Dienste und technologische Entwicklung

• Informationen, die veröffentlicht werden, müssen den Bedürfnissen unterschiedlicher Zielgruppen gerecht werden
• Die Veröffentlichung von Informationen muss über verschiedene Kommunikationskanäle erfolgen. Immer mehr Bürger erhalten ungern Informationen per Post.
• Informationen müssen jederzeit leicht zugänglich sein („Google“-Prinzip)

Haushaltsreformen

Im Großen und Ganzen haben die öffentlichen Behörden im Hinblick auf Kostensenkungen die gleichen Hürden zu meistern wie der Privatsektor. Zum einen müssen die Verwaltungskosten gesenkt werden. Daher ist zu prüfen, ob die bestehenden Geschäftsprozesse effizient genug sind. Zum anderen müssen die Druck- und Verbreitungskosten reduziert werden. Daher setzen sich die elektronischen Medien langsam, aber sicher gegenüber Papierdokumenten durch.

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Unser Ansatz

Im Zuge unserer mehr als 20-jährigen Erfahrung im öffentlichen Sektor konnten wir für den Bereich „Amtsblätter und Veröffentlichungen“ eine Lösung entwickeln, die Prozesse, Organisation, Informationstechnologie und Qualitätsmanagement auf ideale Weise miteinander verknüpft.

Unter Berücksichtigung der individuellen Anforderungen der jeweiligen Behörden des öffentlichen Sektors wählen wir die besten Technologien (sowohl kommerzielle als auch Open-Source-Technologien) aus. Dabei sind wir uns der Tatsache bewusst, dass jede Institution abhängig von bestimmten Gegebenheiten und der Art ihres öffentlichen Auftrags mit anderen Herausforderungen konfrontiert ist.

Unsere Lösung basiert auf einem mehrstufigen Ansatz:

1) Geschäftsanalyse

• Analyse des/der Geschäftsprozesse(s) und Definition der Anforderungen an (IT-)Systeme und Organisation
• Ausarbeitung der Spezifizierung und Planung der Umsetzung

2) Umsetzung

• Aufbau der Produktionseinrichtungen und der Organisation
• Einführung der Produktionssysteme
• Durchführung der notwendigen Arbeitsabläufe und Prozesse
• Erstellung einer Dienstgütevereinbarung (DGV) und Einleitung von Qualitätssicherungsmaßnahmen

3) Betrieb

• Dienstbetrieb gemäß DGV
• Fest zugeordnetes Dienst- und Vertragsmanagement
• Kontinuierliche Optimierung des Dienstes und der Prozesse in Zusammenarbeit mit dem Kunden

Die betriebliche Umsetzung unserer Lösung im Bereich "Amtsblätter und Veröffentlichungen" umfasst folgende Dienstleistungen zu Geschäftsprozessen:

• Datenerfassung, Inhaltserstellung, Textzusammenführung und Überprüfung
• Umwandlung (Datenkonversion, semantische Strukturierung usw.)
• Übersetzung und Lokalisierung
• Veröffentlichung
• Archivierung
• IT-Infrastruktur- und Anwendungsmanagement

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