Papír és elektronikus nyomtatványok

Naponta használunk papír- vagy elektronikus nyomtatványokat.
Ezek segítségével létesítünk kapcsolatot:

  • vállalatok és beszállítók között (pl. vásárlói és beszerzési megrendelőlapok, szerződések, panaszok stb.)
  • vállalatok és ügyfelek között (pl. bankszámlákkal, készpénzletétekkel, alapokkal, biztosítással stb. kapcsolatos tranzakciók)
  • állampolgárok/vállalatok és adminisztrációk között (pl. adó- és héanyilatkozat, társadalombiztosítás stb.)
  • munkáltatók és alkalmazottak között (pl. utazási, szabadás- vagy képzési kérelmek, költségjelentések, befektetési kérelmek stb.)

A papíralapú nyomtatványokkal kapcsolatos fő üzleti kihívások:

  • Egyre növekvő nyomás a költségek csökkentésére (nyomtatás, tárolás, a back-office folyamatok optimalizálása, a jelenlegi folyamatok bővítése a szervezetek nagyobb földrajzi lefedettségére irányuló előírásoknak való megfelelés érdekében),
  • Alkalmazkodás és ügyfélszolgálat (a papíralapú folyamatok lassúak),
  • A szabályoknak és rendeleteknek való szigorúbb megfelelés,
  • Az internet és az új technológiák hatása – az ügyfelek egyre inkább vonakodnak a papíralapú folyamatok alkalmazásától, és elvárják a nyomtatványok valós idejű rendelkezésre állását.

 

Továbbá nagyon fontos megjegyezni, hogy a nyomtatványok és szerződések esetében egyre rövidebb módosítási időtartam jellemző. E dokumentumok rendszeres frissítése idő- és munkaintenzív folyamat, általában minden egyes dokumentumot külön-külön kell módosítani. Amennyiben a dokumentumokat egyértelműen meghatározott, többcélú szövegmodulok alkotják, akkor az érintett dokumentumok adatintegritását egy helyen lehet frissíteni, így biztosítható a magas fokú konzisztencia, és időt lehet megtakarítani.

 

Az intelligens, moduláris felépítésű dokumentumok használata ugyanakkor elősegíti azoknak az akadályoknak a kiküszöbölését, amelyekkel a rendszerek a kézzel írt információk digitális feldolgozása során szembesülnek. Továbbá az ellenőrző funkciókkal ellátott moduláris nyomtatványok segítségével csökkenthető a feldolgozási idő, mivel csökkenthető a hibák miatt visszautasított dokumentumok száma. Az így elért megtakarítások a beruházási hozamok növekedését eredményezik.

Minél több automatizált nyomtatványt használ fel, annál nagyobb lesz a beruházási hozam.

 

Gartner szerint az üzleti folyamatok mintegy 85%-a nyomtatványokra épül és az elektronikus nyomtatványok (e-nyomtatványok) jelentős megtakarításokat eredményezhetnek a papíralapúakkal összevetve a tervezés, kialakítás, előállítás, készletezés, szállítás, adatminőség és -integráció tekintetében, továbbá a papírigényes folyamatokhoz képest ez e-nyomtatványok kevesebb az idő- és erőforrásigény.
(Forrás: Gartner "E-Forms Ripe for Greater Adoption, Fueling Overall Content Management Growth", 2006. május)

^ fel


Az e-nyomtatványok használatára alkalmas környezet kialakítása

Az elektronikus nyomtatványok (e-nyomtatványok) hatékony megoldásnak bizonyulnak az ügyfélspecifikus, munkafolyamattal kapcsolatos és személyes információk rögzítése és feldolgozása tekintetében.

 

Az euroscript különböző megközelítéseket ajánl az e-nyomtatványok vállalatánál történő bevezetésére.

1) Az érintett tevékenyég meghatározása

  • A jelenlegi nyomtatványalapú folyamatok értékelése
  • Az üzleti folyamat újratervezése
  • Megoldásarchitektúra
  • Üzleti előnyök, beruházási költségek és a beruházás hozama (ROI)

2) Megoldás tervezése, kialakítása és megvalósítása

  • A nyomtatvány tervezése:
    • Kivitel
    • Üzleti logika és adatok
    • Biztonság
  • Automatizált utószerkesztési rendszer:
    • Adatrögzítés
    • Munkafolyamat-rendszer
    • Integráció a back-office rendszerrel

3) Üzletifolyamat-kihelyezés – nyomtatványalapú folyamatok kihelyezése

  • A szolgáltatások körét specifikus kontextusához szabjuk
    • Nyomtatványok tervezése, fejlesztése és kiadása
    • Portálhosting és karbantartás
    • Elektronikus nyomtatványok utószerkesztése
      • Adatok fogadása, hitelesítése és jóváhagyása, adatok kinyerése és továbbítása a back-office rendszerekhez
    • Papíralapú nyomtatványok utószerkesztése
      • Szkennelés, adatok rögzítése, hitelesítése és jóváhagyása, adatok kinyerése és továbbítása a back-office rendszerekhez
  • Fixáras, szolgáltatásiszint-megállapodásoknak megfelelően (SLA-k)
  • Kézbesítés szolgáltatási központ hálózatunkon keresztül
    • Belföldön és/vagy offshore területen
    • Több nyelv kezelésére alkalmas (25+ nyelv)

^ fel


Miért pont az euroscript e-nyomtatványok megoldását válassza?

A tartalomközpontú folyamatok optimalizálása terén szerzett elismert tapasztalatunkban és nyomtatványalapú folymatai hatékonyságának javítását célzó szaktudásunkban megbízhat.

 

Megoldásunk különböző üzleti előnyökkel jár:

  • A költségek csökkenek
  • A termelékenység javul
  • A ciklusidő optimalizálódik
  • A megfelelőségi követelmények teljesülnek
  • A földrajzilag szétszórtan elhelyezkedő szervezetek hozzáférése biztosított

 

Megoldásunk a legjobb technológián alapul:

  • Adobe® LiveCycle® és Flex
  • EMC | Documentum® & EMC | Captiva®

^ fel