Papír és elektronikus nyomtatványok

Naponta használunk papír- vagy elektronikus nyomtatványokat.
Ezek segítségével létesítünk kapcsolatot:

• vállalatok és beszállítók között (pl. vásárlói és beszerzési megrendelőlapok, szerződések, panaszok stb.)
• vállalatok és ügyfelek között (pl. bankszámlákkal, készpénzletétekkel, alapokkal, biztosítással stb. kapcsolatos tranzakciók)
• állampolgárok/vállalatok és adminisztrációk között (pl. adó- és héanyilatkozat, társadalombiztosítás stb.)
• munkáltatók és alkalmazottak között (pl. utazási, szabadás- vagy képzési kérelmek, költségjelentések, befektetési kérelmek stb.)

A papíralapú nyomtatványokkal kapcsolatos fő üzleti kihívások:

• Egyre növekvő nyomás a költségek csökkentésére (nyomtatás, tárolás, a back-office folyamatok optimalizálása, a jelenlegi folyamatok bővítése a szervezetek nagyobb földrajzi lefedettségére irányuló előírásoknak való megfelelés érdekében),
• Alkalmazkodás és ügyfélszolgálat (a papíralapú folyamatok lassúak),
• A szabályoknak és rendeleteknek való szigorúbb megfelelés,
• Az internet és az új technológiák hatása – az ügyfelek egyre inkább vonakodnak a papíralapú folyamatok alkalmazásától, és elvárják a nyomtatványok valós idejű rendelkezésre állását.

Továbbá nagyon fontos megjegyezni, hogy a nyomtatványok és szerződések esetében egyre rövidebb módosítási időtartam jellemző. E dokumentumok rendszeres frissítése idő- és munkaintenzív folyamat, általában minden egyes dokumentumot külön-külön kell módosítani. Amennyiben a dokumentumokat egyértelműen meghatározott, többcélú szövegmodulok alkotják, akkor az érintett dokumentumok adatintegritását egy helyen lehet frissíteni, így biztosítható a magas fokú konzisztencia, és időt lehet megtakarítani.

Az intelligens, moduláris felépítésű dokumentumok használata ugyanakkor elősegíti azoknak az akadályoknak a kiküszöbölését, amelyekkel a rendszerek a kézzel írt információk digitális feldolgozása során szembesülnek. Továbbá az ellenőrző funkciókkal ellátott moduláris nyomtatványok segítségével csökkenthető a feldolgozási idő, mivel csökkenthető a hibák miatt visszautasított dokumentumok száma. Az így elért megtakarítások a beruházási hozamok növekedését eredményezik.

Minél több automatizált nyomtatványt használ fel, annál nagyobb lesz a beruházási hozam.

Gartner szerint az üzleti folyamatok mintegy 85%-a nyomtatványokra épül és az elektronikus nyomtatványok (e-nyomtatványok) jelentős megtakarításokat eredményezhetnek a papíralapúakkal összevetve a tervezés, kialakítás, előállítás, készletezés, szállítás, adatminőség és -integráció tekintetében, továbbá a papírigényes folyamatokhoz képest ez e-nyomtatványok kevesebb az idő- és erőforrásigény.
(Forrás: Gartner "E-Forms Ripe for Greater Adoption, Fueling Overall Content Management Growth", 2006. május)

^ fel

Az e-nyomtatványok használatára alkalmas környezet kialakítása

Az elektronikus nyomtatványok (e-nyomtatványok) hatékony megoldásnak bizonyulnak az ügyfélspecifikus, munkafolyamattal kapcsolatos és személyes információk rögzítése és feldolgozása tekintetében.

Az euroscript különböző megközelítéseket ajánl az e-nyomtatványok vállalatánál történő bevezetésére.

1) Az érintett tevékenyég meghatározása

• A jelenlegi nyomtatványalapú folyamatok értékelése
• Az üzleti folyamat újratervezése
• Megoldásarchitektúra
• Üzleti előnyök, beruházási költségek és a beruházás hozama (ROI)

2) Megoldás tervezése, kialakítása és megvalósítása

• A nyomtatvány tervezése:
  • Kivitel
  • Üzleti logika és adatok
  • Biztonság
• Automatizált utószerkesztési rendszer:
  • Adatrögzítés
  • Munkafolyamat-rendszer
  • Integráció a back-office rendszerrel

3) Üzletifolyamat-kihelyezés – nyomtatványalapú folyamatok kihelyezése

• A szolgáltatások körét specifikus kontextusához szabjuk
  • Nyomtatványok tervezése, fejlesztése és kiadása
  • Portálhosting és karbantartás
  • Elektronikus nyomtatványok utószerkesztése
    • Adatok fogadása, hitelesítése és jóváhagyása, adatok kinyerése és továbbítása a back-office rendszerekhez
  • Papíralapú nyomtatványok utószerkesztése
    • Szkennelés, adatok rögzítése, hitelesítése és jóváhagyása, adatok kinyerése és továbbítása a back-office rendszerekhez
• Fixáras, szolgáltatásiszint-megállapodásoknak megfelelően (SLA-k)
• Kézbesítés szolgáltatási központ hálózatunkon keresztül
  • Belföldön és/vagy offshore területen
  • Több nyelv kezelésére alkalmas (25+ nyelv)

^ fel

Miért pont az euroscript e-nyomtatványok megoldását válassza?

A tartalomközpontú folyamatok optimalizálása terén szerzett elismert tapasztalatunkban és nyomtatványalapú folymatai hatékonyságának javítását célzó szaktudásunkban megbízhat.

Megoldásunk különböző üzleti előnyökkel jár:

• A költségek csökkenek
• A termelékenység javul
• A ciklusidő optimalizálódik
• A megfelelőségi követelmények teljesülnek
• A földrajzilag szétszórtan elhelyezkedő szervezetek hozzáférése biztosított

Megoldásunk a legjobb technológián alapul:

• Adobe^® LiveCycle^® és Flex
• EMC | Documentum^® & EMC | Captiva^®