Papīra formāta un elektroniskās veidlapas

Mēs visi ikdienā lietojam papīra formāta vai elektroniskās veidlapas.
Tās tiek izmantotas dialogam starp:

• uzņēmumiem un piegādātājiem (piemēram, pasūtījuma veidlapas, līgumi, sūdzības u. c.);
• uzņēmumiem un klientiem (piemēram, ar bankas kontiem, skaidras naudas noguldījumiem, fondiem, apdrošināšanu saistītās transakcijas u. c.);
• iedzīvotājiem/uzņēmumiem un administrācijām (piemēram, nodokļu un PVN deklarācijas, sociālā drošība u. c.);
• darba ņēmējiem un darba devējiem (piemēram, ar komandējumiem, atvaļinājumiem vai apmācībām saistītie iesniegumi, atskaites par izdevumiem, investīciju pieprasījumi u. c.).

Galvenās ar papīra formāta veidlapām saistītās uzņēmējdarbības problēmas:

• pieaugošas izmaksu samazināšanas prasības (drukāšana, uzglabāšana, procesu optimizācija (administratīvās funkcijas), pastāvošo procesu paplašināšana, lai tie atbilstu organizāciju plašāka ģeogrāfiska aptvēruma radītajām jaunajām prasībām);
• atbildes reakcijas ātrums un klientu apkalpošana (uz papīra formāta veidlapām balstītie procesi ir lēni);
• stingrāka atbilstība noteikumiem un normām;
• interneta un jauno tehnoloģiju radītā ietekme – klienti kļūst arvien noraidošāki pret tādu procesu piemērošanu, kas balstīti uz papīra formāta veidlapu izmantojumu, un pieprasa veidlapu pieejamību reāllaikā.

Turklāt svarīgi, ka veidlapas un līgumus ietekmē izmaiņu cikli, kas kļūst aizvien īsāki. Regulāra šo dokumentu atjaunināšana ir ļoti laikietilpīgs un darbietilpīgs process. Parasti izmaiņas jāveic katrā dokumentā atsevišķi. Ja dokumentus sagatavo, izmantojot precīzi definētus, daudzkārtējai izmantošanai paredzētus tekstu moduļus, visu attiecīgo dokumentu datu integritāti var atjaunināt vienuviet, tādējādi nodrošinot augsta līmeņa konsekvenci un ietaupot laiku.

Automatizētu, uz moduļiem balstītu dokumentu veidlapu izmantošana palīdz novērst šķēršļus rokrakstā fiksētas informācijas digitālai apstrādei sistēmās. Turklāt uz moduļiem balstītas veidlapas ar integrētām ticamības pārbaudēm saīsina apstrādes laiku, samazinot to dokumentu skaitu, kas noraidīti kļūdu dēļ. Tādā veidā gūtie ietaupījumi rezultējas lielākos ienākumos no ieguldījumiem.

Jo automatizētākas veidlapas, jo augstāki ienākumi no ieguldījumiem.

Saskaņā ar Gartner sniegtajiem datiem līdz pat 85 % no uzņēmējdarbības procesiem ir saistīti ar veidlapu izmantošanu, un elektronisko veidlapu (e-veidlapu) lietojums var nodrošināt būtiskus ietaupījumus attiecībā uz papīra patēriņu plānošanā, sagatavošanā, izstrādē, uzskaitē, piegādē un ar datu kvalitāti un integrāciju saistītajā darbā, kā arī samazināt laika un darba ieguldījumu procesos, kas saistīti ar papīra formāta dokumentu izmantošanu.
(Avots: Gartner "E-Forms Ripe for Greater Adoption, Fueling Overall Content Management Growth", 2006. gada maijs)

^ uz augšu

E-veidlapu ekonomiskā pamatojuma veidošana

Elektroniskās veidlapas (e-veidlapas) nodrošina efektīvus risinājumus konkrētam klientam specifiskas, ar darba procesu saistītas un personīgas informācijas vākšanai un apstrādei.

euroscript Jūsu e-veidlapu projektam piedāvā vairākas pieejas.

1) Ekonomiskā pamatojuma formulējums

• Jūsu esošo, uz veidlapām balstīto procesu novērtējums.
• Uzņēmējdarbības procesa atkārtota izstrāde.
• Risinājumu arhitektūra.
• Uzņēmējdarbības ieguvumi, kapitālieguldījumu izmaksas un ienākumi no ieguldījumiem.

2) Risinājumu plānošana, izstrāde un ieviešana

• Veidlapas projekts:
  • makets;
  • uzņēmējdarbības loģika un dati;
  • drošība.
• Automatizēta pēcapstrādes sistēma:
  • datu tveršana;
  • darba plūsmas sistēma;
  • integrācija ar atbalsta struktūrvienības sistēmu.

3) Ar uzņēmējdarbības procesiem saistītu ārpakalpojumu izmantošana – uz veidlapām balstīto uzņēmējdarbības procesu nodošana ārpakalpojumu sniedzējiem

• Pakalpojumu apjoms individuāli pielāgots Jūsu situācijai:
  • veidlapu izstrāde, sagatavošana un publicēšana;
  • portālu mitināšana un uzturēšana;
  • elektronisko veidlapu pēcapstrāde:
    • saņemšana, validācija un apstiprināšana, datu izguve un pārsūtīšana uz atbalsta struktūrvienības sistēmām;
  • papīra formāta veidlapu pēcapstrāde:
    • skenēšana un datu tveršana, validācija un apstiprināšana, datu izguve un pārsūtīšana uz atbalsta struktūrvienības sistēmām.
• Fiksēta cena, pakalpojumu līmeņa vienošanās ievērošana.
• Piegāde, izmantojot mūsu pakalpojumu centra tīklu:
  • ārpakalpojumu iegāde kaimiņvalstīs un/vai citās valstīs;
  • daudzvalodu iespējas (vairāk nekā 25 valodas).

^ uz augšu

Kāpēc izvēlēties euroscript e-veidlapu risinājumu?

Lai uzlabotu Jūsu uz veidlapām balstītos procesus, paļaujieties uz mūsu atzīto pieredzi uz saturu vērstu procesu optimizācijā un mūsu padziļinātajām zināšanām tehnoloģiju jomā.

Mūsu risinājumi sniedz dažādus uzņēmējdarbības ieguvumus:

• samazinātas izmaksas;
• uzlabota produktivitāte;
• optimizēts cikla ilgums;
• ievēroti atbilstības noteikumi;
• nodrošināta pieejamība no dažādos ģeogrāfiskajos punktos izvietotām organizācijām.

Mūsu risinājums ir balstīts uz šīs jomas labāko tehnoloģiju:

• Adobe^® LiveCycle^® un Flex;
• EMC | Documentum^® & EMC | Captiva^®.