Papieren en elektronische formulieren

Papieren of elektronische formulieren zijn voor ons allemaal aan de orde van de dag.
Ze worden gebruikt voor de interactie tussen:

• bedrijven en leveranciers (bestellingen, inkooporders, contracten, klachten, enz.)
• bedrijven en klanten (transacties betreffende bankrekeningen, stortingen, fondsen, verzekeringen, enz.)
• burgers/bedrijven en overheden (belasting- en btw-aangiften, uitkeringen, enz.)
• werknemers en werkgevers (aanvragen voor reizen, vakanties of cursussen, declaraties, investeringsaanvragen, enz.).

Belangrijkste bezwaren in verband met papieren formulieren:

• Druk om de kosten steeds verder terug te dringen (drukwerk, opslag, optimalisatie van (backoffice)processen, uitbreiding van huidige processen ten gevolge van de bredere geografische verspreiding van organisaties)
• Reactietijd en klantenservice (trage verwerking van papieren documenten)
• Strengere naleving van regels en voorschriften
• Impact van internet en nieuwe technologieën (klanten staan steeds minder open voor papier en willen formulieren in realtime tot hun beschikking hebben)

Ook niet onbelangrijk is dat de frequentie waarmee formulieren en contracten worden veranderd, steeds verder wordt opgevoerd. Het periodiek bijwerken van deze documenten is een tijdrovend en arbeidsintensief gebeuren want meestal moet elk document apart worden aangepast. Als documenten daarentegen zijn opgebouwd uit duidelijk gedefinieerde tekstblokken voor meervoudig gebruik, kan dezelfde informatie in alle relevante documenten centraal worden bijgewerkt. Dit kost veel minder tijd, terwijl een hoge mate van consistentie verzekerd is.

Met het gebruik van intelligente, modulaire formulieren zijn de aloude problemen met de digitale verwerking van handgeschreven informatie ook voorgoed uit de wereld. Verder kunnen in modulaire formulieren controles op de aannemelijkheid worden geïntegreerd. Dit brengt de verwerkingstijd verder omlaag omdat minder documenten vanwege fouten worden geweigerd. Alle besparingen die op deze manier worden gedaan, leveren een hogere ROI op (Return On Investment).

Des te geautomatiseerder de formulieren zijn, des te hoger de ROI zal uitvallen.

Volgens Gartner steunt maar liefst 85 % van alle bedrijfsprocessen op het gebruik van formulieren en kan de invoering van de elektronische variant (eForms) een fikse besparing opleveren wat betreft ontwerp, ontwikkeling, productie, voorraad, verspreiding, gegevenskwaliteit en integratie. Ook de tijd en moeite die met papierintensieve processen gepaard gaan, zullen sterk dalen.
(bron: Gartner "E-Forms Ripe for Greater Adoption, Fueling Overall Content Management Growth", mei 2006)

^ naar boven

Opbouwen van een business case voor eForms

Elektronische formulieren (eForms) vormen een efficiënt instrument voor het digitaliseren en verwerken van klantspecifieke informatie, zowel in verband met het werkproces als persoonlijke gegevens.

euroscript kan uw keuze voor eForms op verschillende manieren invullen.

1) Definitie business case

• Inventarisatie van de huidige rol van formulieren in uw processen
• Nieuwe opzet van uw bedrijfsprocessen
• Oplossingsarchitectuur
• Operationele voordelen, investeringskosten en ROI (Return On Investment)

2) Ontwerp, ontwikkeling en implementatie van een oplossing

• Formulierontwerp:
  • Lay-out
  • Bedrijfslogica en -gegevens
  • Beveiliging
• Geautomatiseerd post-verwerkingssysteem:
  • Gegevens digitaliseren
  • Workflowsysteem
  • Integratie met het backofficesysteem

3) Outsourcing van bedrijfsprocessen die op het gebruik van formulieren steunen

• Afbakening van de diensten die op uw specifieke context moeten worden afgestemd
  • Ontwerp, ontwikkeling en publicatie van formulieren
  • Hosting en onderhoud van het portaal
  • Post-verwerking van elektronische formulieren
    • Ontvangst, validatie en goedkeuring, gegevensextractie en doorsturen naar backofficesystemen
  • Post-verwerking van papieren formulieren
    • Scannen en digitaliseren van gegevens, validatie en goedkeuring, gegevensextractie en doorsturen naar backofficesystemen
• Vaste prijs, afspraken vastgelegd in een SLA (Service Level Agreement)
• Uitvoering via ons dienstennetwerk
  • Ter plaatse en/of op afstand
  • Meertaligheid geen probleem (25⁺ talen)

^ naar boven

Waarom is eForms van euroscript de beste keuze?

U kunt vertrouwen op onze alom erkende expertise in het optimaliseren van contentprocessen en op onze technische vakkennis voor het verhogen van de efficiëntie van bedrijfsprocessen die op formulieren steunen.

Onze oplossing biedt meerdere voordelen voor uw bedrijf:

• Lagere kosten
• Hogere productiviteit
• Optimale doorlooptijd
• Naleving van alle vereisten
• Gegarandeerd toegankelijk vanuit alle concerns met een brede geografische verspreiding

Onze oplossing is gebaseerd op de allerbeste technologie:

• Adobe^® LiveCycle^® en Flex
• EMC | Documentum^® & EMC | Captiva^®