In de hele wereld streven overheden naar het verbeteren van hun dienstverlening aan de burger. Daarbij stuiten zij op steeds grotere en uiteenlopende obstakels.
Vooral in een omgeving waar een officieel meertalig beleid wordt gevoerd, is informatiebeheer een ware uitdaging, die bovendien gepaard gaat met de verplichting om informatie in staatsbladen en andere officiële publicaties bekend te maken.
De overheidssector kampt met de volgende praktische problemen:
Publicaties over uiteenlopende onderwerpen
- Wetgeving
- Officiële informatie en mededelingen
- Openbare aanbestedingen
- enz.
Tijdsbeperkingen
Officiële informatie moet volgens strikte deadlines bekend worden gemaakt en vaak in meerdere talen tegelijk. Dit geldt met name voor de Europese Unie, waar momenteel 23 officiële talen worden gesproken. Bovendien wordt de tijd tussen het maken en het publiceren van de documenten steeds korter.
Diensten en technologische ontwikkelingen die inspelen op de behoeften van de burger
- Informatie moet bekend worden gemaakt op een manier die past bij de doelgroep.
- Informatie moet via verschillende communicatiekanalen bekend worden gemaakt; burgers staan steeds minder open voor informatie op papier.
- Informatie moet altijd en gemakkelijk toegankelijk zijn (de Google-benadering).
Begrotingshervormingen
Wat het terugdringen van de kosten betreft, bevindt de overheid zich eigenlijk in dezelfde positie als de privésector. De administratieve uitgaven moeten omlaag en de rol van de bedrijfsprocessen hierin wordt danig op de proef gesteld. Ook de druk- en verspreidingskosten moeten worden verminderd. Langzaam maar zeker wordt papier vervangen door elektronische media.
Onze benadering
Alle ervaring die we de afgelopen 20 jaar in de overheidssector hebben opgedaan, hebben we in onze oplossing "Staatsbladen & officiële publicaties" gestopt. Het resultaat is een perfecte combinatie van processen, organisatie, informatietechnologie en kwaliteitsborging.
We gebruiken alleen de allerbeste technologie, commercieel dan wel open source, afhankelijk van de specifieke behoeften van de bewuste overheidsinstantie. We houden er rekening mee dat elke organisatie binnen de overheidssector met haar eigen problemen te kampen heeft, naargelang haar omstandigheden en openbare taken.
Onze oplossing volgt een stapsgewijze benadering:
1) Bedrijfsanalyse
- Analyse van de bedrijfsprocesen en bepaling van de vereisten voor (IT-)systemen en organisatie
- Specificaties en implementatieplanning
2) Implementatie
- Opzetten van de productiefaciliteiten en de organisatie
- Implementatie van productiesystemen
- Invoering van de vereiste workflows en processen
- Opstellen van een SLA (Service Level Agreement) en treffen van kwaliteitsborgingsmaatregelen
3) Gebruik
- Gebruik van de dienst conform de SLA
- Klantgerichte dienstverlening en contractbeheer
- Voortdurende optimalisatie van de dienstverlening en de processen, in samenspraak met de klant
Het operationele deel van onze oplossing "Staatsbladen en officiële publicaties" wordt door de volgende diensten ondersteund:
- Digitaliseren, aanmaken van content, consolideren en proeflezen
- Omzetten (gegevensconversie, semantische structurering, enz.)
- Vertaling en lokalisatie
- Publiceren
- Archiveren
- IT-infrastructuur en applicatiebeheer