Formularze papierowe i elektroniczne

Codziennie wszyscy korzystamy z formularzy papierowych lub elektronicznych.
Służą one jako środek komunikowania się między:

• firmami i dostawcami (np. zamówienie klienta i zlecenie zakupu, umowy, reklamacje itd.)
• firmami i klientami (np. transakcje związane z rachunkami bankowymi, wpłatami gotówkowymi, funduszami, ubezpieczeniem itd.)
• obywatelami/firmami i organami administracji (np. zeznanie podatkowe i deklaracja VAT, zabezpieczenie społeczne itd.)
• pracownikami i pracodawcami (np.wnioski w sprawie podróży, urlopu lub szkolenia, rozliczenia wydatków, wnioski dotyczące inwestycji itd.)

Główne kwestie biznesowe związane z formularzami w formie papierowej:

• Wzmożona presja w kierunku obniżenia kosztów (druk, przechowywanie, optymalizacja procesów (w działach wsparcia), rozszerzenie aktualnych procesów w celu ich dopasowania do nowych wymogów wynikających z większego rozproszenia geograficznego organizacji),
• Szybkość reakcji i obsługa klientów (procesy z wykorzystaniem wersji papierowych przebiegają wolniej),
• Ściślejsze stosowanie się do zasad i regulacji,
• Wpływ Internetu i nowych technologii — klienci wykazują coraz większą niechęć wobec stosowania procesów z wykorzystaniem wersji papierowych i wymagają dostępności formularzy w czasie rzeczywistym.

Ponadto należy pamiętać, że formularze i umowy podlegają modyfikacji, której cykl staje się coraz krótszy. Systematyczna aktualizacja tych dokumentów to proces czaso- i pracochłonny, który zwykle wymaga dokonywania odrębnych zmian w poszczególnych dokumentach. Jednakże w przypadku, gdy dokumenty składają się z wyraźnie określonych modułów tekstowych wielokrotnego użytku, całość danych we wszystkich istotnych dokumentach można aktualizować w jednym miejscu, zapewniając tym samym wysoki poziom spójności i oszczędzając czas.

Stosowanie inteligentnych dokumentów modułowych pomaga także usunąć przeszkody, jakie pojawiają się w systemach przy cyfrowym przetwarzaniu informacji zapisanych ręcznie. Ponadto formularze modułowe z możliwością zintegrowanych kontroli wiarygodności skracają czas przetwarzania, zmniejszając liczbę dokumentów odrzuconych z powodu błędów. Uzyskane w ten sposób oszczędności prowadzą do wyższego wskaźnika rentowności inwestycji (ROI).

Im większy stopień automatyzacji formularzy, tym wyższy będzie wskaźnik ROI.

Według analityków firmy Gartner, aż 85 procent procesów biznesowych zależy od formularzy, a ich odpowiedniki elektroniczne (formularze elektroniczne) mogą przynieść znaczne oszczędności w stosunku do wersji papierowych w zakresie projektowania, opracowania, produkcji, magazynowania, dostawy, jakości i integracji danych, jak również skrócenia czasu i zmniejszenia wysiłku związanego z procesami wymagających znacznych ilości papieru.
(Źródło: Gartner "E-Forms Ripe for Greater Adoption, Fueling Overall Content Management Growth", maj 2006)

^ do góry

Tworzenie uzasadnienia biznesowego dla formularzy elektronicznych

Formularze elektroniczne (e-formularze) zapewniają efektywne rozwiązania, jeżeli chodzi o wychwytywanie i przetwarzanie informacji, które odnoszą się do konkretnych klientów, są związane z procesem pracy i dotyczą kwestii prywatnych.

euroscript oferuje różne sposoby podejścia do Państwa inicjatywy dotyczącej formularzy elektronicznych.

1) Sformułowanie uzasadnienia biznesowego

• Ocena Państwa aktualnych procesów z wykorzystaniem formularzy
• Ponowne zaprojektowanie procesów biznesowych
• Architektura rozwiązania
• Korzyści biznesowe, koszty inwestycji i wskaźnik rentowności inwestycji (ROI)

2) Projekt rozwiązania, opracowanie i wdrożenie

• Projekt formularza
  • Układ graficzny
  • Układ logiczny działalności i dane dotyczące działalności
  • Bezpieczeństwo
• Zautomatyzowany system wtórnego przetwarzania
  • Przechwytywanie danych
  • System obiegu pracy
  • Integracja z systemem działów wsparcia

3) Outsourcing procesów biznesowych – outsourcing Państwa procesów z wykorzystaniem formularzy

• Zakres usług dostosowanych do konkretnego kontekstu w Państwa firmie
  • Projekt, opracowanie i publikacja formularzy
  • Hosting portalu i jego utrzymanie
  • Przetwarzanie wtórne formularzy elektronicznych
    • Przyjęcie, walidacja i zatwierdzenie, eksploracja danych i przekazanie do systemów działów wsparcia
  • Przetwarzanie wtórne formularzy papierowych
    • Skanowanie dokumentów oraz przechwytywanie danych, walidacja i zatwierdzenie, ekstrakcja danych i przekazanie do systemów działów wsparcia
• Stała cena, zobowiązanie do gwarantowania jakości świadczonych usług (SLA) oraz planów awaryjnych.
• Dostawa za pośrednictwem naszej sieci ośrodków usługowych
  • Obsługa niemal lub całkowicie uniwersalna
  • Wielojęzyczny potencjał (25+ języków)

^ do góry

Dlaczego powinni Państwo wybrać rozwiązanie euroscriptu dotyczące formularzy elektronicznych?

Proszę polegać na naszej uznanej wiedzy fachowej w optymalizowaniu procesów koncentrujących się wokół‚ treści i na naszej specjalistycznej wiedzy w zakresie technologii umożliwiającej podniesienie efektywności procesów opartych na formularzach w Państwa firmie.

Nasze rozwiązanie przynosi korzyści biznesowe:

• Zmniejszenie kosztów
• Poprawa wydajności
• Optymalizacja czasu cyklu
• Spełnienie wymogów zgodności
• Zagwarantowana dostępności w ramach rozproszonych geograficznie organizacji

Nasze rozwiązanie opiera się na najdoskonalszej technologii:

• Adobe^® LiveCycle^® i Flex
• EMC | Documentum^® i EMC | Captiva^®