Dążąc do świadczenia lepszych usług na rzecz obywateli, sektor publiczny na całym świecie stoi w obliczu różnych i stale rosnących wyzwań.
Zwłaszcza w środowiskach, gdzie występuje wielojęzyczność, zarządzanie informacjami jest jednym z największych wyzwań i nieodłącznie towarzyszy obowiązkowi dostarczania informacji za pośrednictwem dzienników urzędowych i publikacji.
Stąd sektor publiczny styka się z następującymi kwestiami biznesowymi:
Różna tematyka publikacji
- Prawodawstwo
- Informacje i powiadomienia urzędowe
- Zamówienia publiczne
- itd.
Ograniczenia czasowe
Informacje urzędowe muszą być ogłaszane w ściśle określonych terminach i często jednocześnie w wielu różnych językach. Dotyczy to zwłaszcza Unii Europejskiej, która obecnie posługuje się 23 językami urzędowymi. Ponadto stale skraca się czas, jaki upływa między powstaniem dokumentu a jego opublikowaniem.
Oferowanie usług zorientowanych na obywatela oraz postęp techniczny
- Informacje muszą być publikowane w celu zaspokojenia potrzeb różnych konkretnych grup docelowych
- Informacje muszą być publikowane z wykorzystaniem różnych kanałów komunikacyjnych, a obywatele wykazują coraz większą niechęć do otrzymywania informacji w formie papierowej.
- Informacje muszą być łatwo dostępne w dowolnym czasie (podejście typu "Google")
Reformy budżetowe
Organy publiczne stoją zasadniczo wobec tych samych wyzwań co sektor prywatny, jeżeli chodzi o obniżanie kosztów. Wydatki administracyjne muszą być zmniejszane — bada się tutaj powiązania poszczególnych procesów w prowadzonej działalności. Ponadto zmniejszeniu muszą ulec koszty druku i rozpowszechniania. Powoli lecz systematycznie, papier jest zastępowany przez media elektroniczne.
Nasze podejście
Nasze rozwiązanie dotyczące "Dzienników i publikacji", będące efektem ponad 20 letniego doświadczenia w sektorze publicznym, stanowi właściwe połączenie procesów, organizacji, technologii informacyjnej i zarządzania jakością.
Wykorzystujemy najdoskonalsze technologie, komercyjne lub ogólnodostępne, w zależności od konkretnych wymogów instytucji sektora publicznego. Mamy świadomość, że każda organizacja w sektorze publicznym ma przed sobą odmienne wyzwania stosownie do swoich konkretnych uwarunkowań i obowiązków publicznych.
Nasze rozwiązanie jest podejściem etapowym:
1) Analiza działalności
- Analiza procesu biznesowego (procesów biznesowych) oraz określenia wymogów w odniesieniu do systemów (IT) i organizacji.
- Specyfikacja i planowanie wdrożenia
2) Wdrożenie
- Utworzenie zaplecza produkcyjnego i organizacja
- Wdrożenie systemów produkcji
- Wdrożenie wymaganych przepływów pracy i wymaganych procesów
- Utworzenie gwarancji jakości świadczonych usług (SLA) oraz środków zapewniania jakości
3) Obsługa
- Wykonywanie usługi zgodnie z SLA
- Zarządzanie dedykowanym serwisem i umową
- Stała optymalizacja usługi i procesów we współpracy z klientem
Część operacyjna naszego rozwiązania "Dzienniki i publikacje" jest wspomagana przez następujące usługi:
- Przechwytywanie, tworzenie treści, konsolidacja i weryfikacja
- Przekształcenie (konwersja danych, strukturyzacja semantyczna itd.)
- Tłumaczenia i lokalizacja
- Publikowanie
- Archiwizacja
- Infrastruktura IT i zarządzanie aplikacjami