Formulare pe suport de hârtie și în format electronic

Utilizăm zilnic formulare pe suport de hârtie sau în format electronic.
Acestea reprezintă un mijloc de interacțiune între:

  • companii și furnizori (de exemplu, clienți și ordine de achiziții, contracte, reclamații etc.),
  • companii și clienți (de exemplu, tranzacții care presupun conturi bancare, depunere numerar, fonduri, asigurări etc.)
  • cetețeni/companii și administrații (de exemplu, declarație impozit & TVA, asigurări sociale etc.)
  • angajați și angajatori (de exemplu, cereri călătorii, concediu sau efectuare stagiu de formare, raporte privind cheltuielile, cereri de investiții etc.).

Principalele aspecte de afaceri legate de formularele pe suport de hârtie:

  • Presiunea în continuă creștere de a reduce costurile [printare, depozitare, optimizare a proceselor (back-office), extindere a proceselor actuale pentru conformare cu noile cerințe privind o distribuție geografică mai răspândită a organizațiilor].
  • Timpul de răspuns și serviciile pentru clienți (procesele bazate pe suport de hârtie durează mai mult).
  • Conformitate mai strictă cu reguli și regulamente.
  • Impactul internetului și a noilor tehnologii – clienții sunt din ce în ce mai reticenți să aplice procese bazate pe suport de hârtie și solicită disponibilitate a formularelor în timp real.

 

În plus, este important să menționăm faptul că formularele și contractele fac obiectul unor cicluri de modificare din ce în ce mai scurte. Actualizarea periodică a acestor documente este un proces care durează mult și care presupune o activitate intensă și care solicită, în mod normal, ca fiecare document să fie modificat în mod individual. Cu toate acestea, când documentele sunt alcătuite din module clar definite cu multiple funcții de utilizare a textului, integritatea datelor a tuturor documentelor relevante poate fi actualizată într-un singur loc, oferind astfel un nivel înalt de consecvență și economisind timp.

 

Utilizarea de formulare inteligente și modulare pentru documente ajută, de asemenea, la îndepărtarea obstacolelor cu care se confruntă sistemele în procesarea digitală a informației scrise de mână. În plus, formularele modulare cu verificări integrate de plauzabilitate reduc timpul de procesare prin micșorarea cantității de documente refuzate din cauza erorilor. Astfel, economiile au drept rezultat un randament mai mare al investițiilor (ROI).

Cu cât formularele sunt mai automatizate, cu atât ROI va fi mai mare.

 

Potrivit Gartner, 85 % din procesele de afaceri depind de formulare și contrapărțile electronice (eFormulare) pot acumula economii importante în defavoarea hârtiei în proiectare, dezvoltare, producție, inventariere, livrare, calitatea și integrarea datelor și pot, de asemenea, reduce timpul și eforturile asociate proceselor bazate intensiv pe suport de hârtie.
(Sursă: Gartner "E-formularele sunt gata pentru adoptare la o scară mai mare, stimulând creșterea managementului global al conținutului", Mai 2006)

^ sus

Construirea unui caz de afaceri pentru eFormulare

Formularele electronice (eFormulare) furnizează soluții eficiente pentru captarea și procesarea informațiilor specifice clienților, legate de procesul de lucru și personale.

 

euroscript oferă diferite abordări ale inițiativei dumneavoastră privind eFormularele.

1) Definire a cazului de afaceri

  • Evaluare a proceselor dumneavoastră actuale bazate pe formulare
  • Reproiectare a procesului de afaceri
  • Arhitectura soluției
  • Beneficii, costuri de investiții și randament al investițiilor (ROI) ale afacerii

2) Soluție de proiectate, dezvoltare și implementare

  • Design al formularului:
    • Dispunere în pagină
    • Logică și date de afaceri
    • Securitate
  • Sistem automatizat de post-procesare:
    • Captare de date
    • Sistem al fluxului de lucru
    • Integrare cu sistemul back-office

3) Externalizarea procesului de afaceri – externalizarea proceselor dumneavoastră bazate pe formulare

  • Domeniul serviciilor personalizate pentru contextul dumneavoastră specific
    • Proiectare, elaborare și editare a formularelor
    • Găzduire și mentenanță portal
    • Post-procesare a formularelor electronice
      • Recepție, validare și aprobare, extragere de date și transfer către sistemele back-office
    • Post-procesare a formularelor bazate pe suport de hârtie
      • Scanare și captare date, validare și aprobare, extragere de date și transfer către sistemele back-office
  • Preț fix, respectarea acordurilor privind nivelurile de servicii (SLA)
  • Livrare prin intermediul rețelei centrului nostru de servicii
    • În apropiere și/sau offshore
    • Capacități multilingvistice (25+ limbi)

^ sus

De ce să alegeți soluția eFormulare a euroscript?

Bazați-vă pe expertiza noastră recunoscută privind optimizarea proceselor axate pe conținut și cunoștințele tehnologice specializate pentru a îmbunătăți eficiența proceselor dumneavoastră bazate pe formulare.

 

Soluțiile noastre oferă diferite beneficii pentru afaceri:

  • Costurile sunt reduse
  • Productivitatea este îmbunătățită
  • Ciclulul de timp este optimizat
  • Cerințele de conformare sunt îndeplinite
  • Este asigurată accesibilitatea de la organizații distribuite geografic

 

Soluția noastră este bazată pe pe tehnologie de vârf:

  • Adobe® LiveCycle® și Flex
  • EMC | Documentum® & EMC | Captiva®
Link-uri ?i materiale conexe

Studii de caz – eFormulare

^ sus