Formulários em formato electrónico e em papel

Todos utilizamos, no dia-a-dia, quer o formato em papel quer o electrónico.
Funcionam como meios de comunicação entre:

• as empresas e os fornecedores (por exemplo, encomendas de clientes e pedidos de compras, contratos, reclamações, etc.),
• as empresas e os clientes (por exemplo, operações envolvendo contas bancárias, depósitos em numerário, fundos, seguros, etc.),
• os cidadãos/as empresas e as administrações (por exemplo, declarações de impostos e de IVA, segurança social, etc.),
• os funcionários e as entidades empregadoras (por exemplo, pedidos de férias e de formação, relatórios de despesas, pedidos de investimentos, etc.).

Principais questões empresariais relacionadas com formulários em papel:

• A crescente pressão no sentido da redução dos custos [impressão, armazenamento, optimização dos processos (no escritório) e extensão dos actuais processos de modo a cumprir os novos requisitos referentes a uma maior distribuição geográfica das organizações],
• o tempo de resposta e o serviço de apoio ao cliente (os processos em papel são morosos),
• um maior grau de conformidade com normas e regulamentos,
• o impacto da Internet e das novas tecnologias – os clientes mostram-se cada vez mais relutantes em utilizar processos em papel e exigem que os formulários sejam disponibilizados em tempo real.

Para além disso, é importante lembrar que os formulários estão sujeitos a alterações permanentes. A actualização destes documentos é um processo bastante dispendioso em termos de tempo e trabalho e que requer, geralmente, a alteração individual de cada documento. Todavia, quando os documentos são criados a partir de módulos textuais claramente definidos e permitindo múltiplas utilizações, é possível actualizar a integridade dos dados de todos os documentos relevantes num único local, proporcionando, assim, uma maior consistência e economia de tempo.

A utilização de documentos a partir de formulários modulares ajuda a contornar os obstáculos dos sistemas, no que diz respeito ao processamento digital da informação manuscrita. Além disso, os formulários modulares com a possibilidade de verificações de aprovação integradas reduzem o tempo de processamento ao diminuir o número de documentos rejeitados devido a erros. Esta redução permite, assim, obter um maior retorno do investimento (ROI).

Quanto mais automatizados forem os formulários, maior será o ROI.

Segundo Gartner, 85% dos processos empresariais dependem de formulários e as contrapartidas electrónicas (formulários electrónicos) podem render poupanças significativas, em comparação ao papel, em termos de concepção, desenvolvimento, produção, inventário, entrega, qualidade e integração de dados, reduzindo o tempo e o esforço associados aos processos em papel.
(Fonte: Gartner "E-Forms Ripe for Greater Adoption, Fueling Overall Content Management Growth", Maio de 2006)

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Justificação de negócio para a adopção de formulários electrónicos

Os formulários electrónicos («eForms») oferecem soluções eficazes para a recolha e o processamento de informações específicas do cliente, de informações relacionadas com o processo de trabalho e de dados pessoais.

A euroscript oferece diversas soluções em resposta à sua iniciativa de formulários electrónicos.

1) Definição da justificação de negócio

• Avaliação dos actuais processos baseados em formulários
• Recriação do processo empresarial
• Arquitectura da solução
• Benefícios comerciais, despesas de investimento e retorno do investimento (ROI)

2) Criação da solução e respectivo desenvolvimento e aplicação

• Concepção do formulário:
  • Estrutura
  • Lógica e dados empresariais
  • Segurança
• Sistema automatizado de pós-processamento:
  • Recolha de dados
  • Sistema de fluxo de trabalho
  • Integração com o sistema do escritório ("back-office")

3) Outsourcing de processos empresariais – outsourcing dos processos baseados em formulários

• Âmbito dos serviços adaptados a um contexto específico
  • Criação dos formulários e respectivo desenvolvimento e edição
  • Alojamento e respectiva manutenção
  • Pós-processamento de formulários electrónicos
    • Recepção, validação e aprovação, extracção de dados e transferência para os sistemas do escritório
  • Pós-processamento de formulários em papel
    • Digitalização e recolha de dados, validação e aprovação, extracção de dados e transferência para os sistemas do escritório
• Preço fixo, conformidade com os acordos de níveis de serviço (SLA)
• Entrega através da nossa rede de centros de serviço
  • "Nearshore" e/ou "offshore"
  • Capacidades multilingues (mais de 25 línguas)

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Porquê optar pela solução de formulários electrónicos da euroscript?

Confie na nossa experiência comprovada relativamente à optimização de processos centrados no conteúdo e nos nossos conhecimentos especializados das tecnologias a utilizar na melhoria da eficiência dos processos baseados em formulários.

A nossa solução oferece-lhe benefícios comerciais:

• redução de custos
• aumento da produtividade
• optimização do tempo do ciclo
• cumprimento dos requisitos de conformidade
• garantia de acesso pelas organizações distribuídas geograficamente

A nossa solução baseia-se nas melhores tecnologias de ponta:

• Adobe^® LiveCycle^® e Flex
• EMC | Documentum^® e EMC | Captiva^®